上海交通大学资助研究生参加国际会议项目管理办法

作者:时间:2019-01-03摄影:来源: 点击数:


201810月31日修订)

 

为支持研究生出境参加高水平国际学术会议并作学术报告,拓宽国际学术视野,扩大研究成果的国际影响,提升研究生的国际竞争力,特制订本管理办法。

一、 申请条件

1. 申请者应为上海交通大学全日制在校博士研究生及硕士研究生,包括国际研究生,但不包括参加国家公派项目已在境外学习的研究生;

2. 拟参加的国际学术会议需在境外(含港澳台地区)举行,申请者应获得国际学术会议的正式邀请函,并将在会议上进行口头报告或墙报展示;

3. 拟参加的国际学术会议与申请人的学位论文工作相关,所提交会议论文为申请者学位论文工作相关成果;

4. 获得国际学术会议接收的论文需以申请者为第一作者,或导师作为第一作者、申请人第二作者撰写,并以上海交通大学为第一署名单位,且一篇论文只资助一人次;

5. 申请者应具有较强的科研能力和英语交流能力;

6. 申请者在学期间每年至多只能获得一次该项基金的资助;

7. 一位导师若推荐多名学生参加同一会议,原则上学校最多资助两人。

二、 资助标准

国际学术会议按其在相应学科的影响力分为A类会议(代表本学科领域最高水平的国际学术会议)、B类会议(代表本学科较高水平的国际学术会议)、C类会议(学术水平较高、周期性或系列性国际会议)。会议等级类别将由各学院认定并申报,研究生院组织专家审核备案,并录入《上海交通大学各学科重要国际学术会议目录》。

学校根据申请者具备的条件和论文录用情况,择优分等级资助。资助标准如下:

                        资助标准(元//次)

对在A类会议上获优秀论文奖、优秀口头报告奖、优秀墙报奖等奖励的申请人,可追加资助1000元;对在B类会议上获优秀论文奖、优秀口头报告奖、优秀墙报奖等奖励的申请人,可追加资助500元。

上述标准为资助上限,资助金额将不超过学生在外参加会议实际总费用。

三、申请程序及材料

1. 申请人登录“我的数字交大”流程系统(http://my.sjtu.edu.cn),在线提交材料并完成申请;需提供材料包括但不限于:

1)会议主办方出具的摘要接收函或参会正式邀请信函,电子邮件邀请信需由导师签字确认;

2)会议论文录用情况证明(论文首页或报告摘要、会议网址;申请者做口头报告的时间安排、详细会议日程,如尚未确定,可在申请报销经费时补充)。

2. 导师应对学生所提交材料、参会形式等进行审核,并就学生参会对其学术发展的作用等进行评价。如系统未正确导出导师信息,应由导师提供书面意见扫描后,由学生作为“其它材料”上传在线申请系统。

3. 学生所在学院(系)应对学生基本信息、申请材料、导师意见等进行审核、确认,并签署具体意见。

4. 学生所在学院(系)负责人应对学生所参加学术会议的水平进行评价,并签署对学生申请的意见。

5. 研究生院负责受理研究生参加国际学术会议资助的申请,根据专家评审意见确定资助人选及资助额度。

四、经费使用及管理

1. 资助经费仅可用以报销受资助学生出国参加国际会议相关的注册费、差旅费、签证费、公杂费、保险费等,经费使用必须符合学校相关规章制度要求。

2. 资助申请获批的学生在参会回校后,应于会议结束后一个月内通过在线申请系统提交报销经费申请,同时提交《上海交通大学研究生参加国际学术会议总结报告》、口头报告PPT或墙报、因公出国(境)批件编号及会议获奖证明等材料。

3. 研究生院将对学生所提交材料进行审核,符合规定者将制作并发放报销经费单。受资助学生应通过“我的数字交大”“因公出国(境)报销”提交报销申请,并附报销经费单及相关票据到财务处完成报销手续。

五、附则

1. 申请材料、总结材料中存在弄虚作假行为者,按学校学术诚信相关规定处理,并取消涉事学生学校各类国际化项目的申请资格。

2. 本管理办法自201911日起施行,以往相关资助政策与规定同时废止。

3. 本管理办法由研究生院负责解释。

 

附件:

1.上海交大重要国际学术会议目录; 2. 国际会议资助总结报告模板; 3. 报销流程指南

 

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